Créer une campagne Instantly : séquence, planning et options d’envoi

Une campagne Instantly, c’est l’endroit où vos cold emails sont réellement écrits, programmés et envoyés. Elle réunit quatre éléments : une liste de contacts, une séquence d’emails, un planning d’envoi et des options. Ce tuto pour créer une campagne Instantly les reprend dans l’ordre où l’outil les présente, avec les réglages que j’utilise et pourquoi.

Il commence là où s’arrête la configuration du compte. Si vos boîtes d’envoi ne sont pas encore connectées et chauffées, commencez par mon tuto Instantly. Pour l’ensemble de la démarche, de l’offre aux réponses, voyez mon guide du cold emailing B2B.

Instantly est l’outil avec lequel j’ai commencé, et je n’ai trouvé aucune raison d’en changer : il est simple une fois la bonne recette trouvée, et ses réglages font beaucoup pour garder vos emails hors des spams. Ma recette tient en une ligne : trois emails en texte brut au maximum, une invitation à appeler avec le numéro de téléphone, aucun lien. Je garde les intitulés anglais de l’interface, tels qu’ils apparaissent en octobre 2026.

Avant de créer votre campagne Instantly : ce qu’il faut avoir

Quatre éléments doivent être prêts avant le premier clic :

1. Des boîtes d’envoi sur des domaines secondaires, connectées à Instantly et chauffées (warm-up) depuis deux à trois semaines.
2. Une cible, et une offre qui tient en une phrase. Dans les campagnes Pilotech Teknopoint, par exemple, l’offre était une visite technique gratuite et un devis ferme.
3. Une liste vérifiée de cette cible, enregistrée en fichier CSV. Je passe chaque liste dans Reoon avant de l’importer dans Instantly ; j’explique la méthode dans mon article pour vérifier une liste d’emails.
4. Un numéro de téléphone auquel quelqu’un répond pendant les heures d’envoi. Dans mes campagnes, l’appel à l’action, c’est le téléphone.

Étape 1 : créer la campagne

Dans le menu de gauche, ouvrez Campaigns, cliquez sur Add New et donnez un nom à la campagne. Choisissez un nom qui dit qui elle cible et ce qu’elle propose, par exemple « Architectes – visite gratuite – octobre 2026 » : dans quelques mois, vous aurez plusieurs campagnes, et c’est par leur nom que vous distinguerez leurs résultats.

Créez une campagne par cible. Les campagnes de Pilotech visaient trois publics : les restaurants parisiens, les bureaux et commerces parisiens, et les architectes, la cible principale. Chaque public a droit à ses propres mots, et des campagnes séparées gardent leurs résultats bien distincts.

La nouvelle campagne s’ouvre sur une rangée d’onglets. Les étapes ci-dessous les parcourent dans l’ordre : Leads, Sequences, Schedule et Options.

Étape 2 : importer votre liste vérifiée

Ouvrez l’onglet Leads et ajoutez des contacts depuis un fichier CSV. Préparez d’abord le fichier :

• la première ligne contient les noms des colonnes, de moins de 20 caractères chacun et sans caractères spéciaux (par prudence, évitez aussi les accents) ;
• une colonne contient l’adresse email, la seule qu’Instantly exige ;
• chaque contact a un prénom et un nom d’entreprise, puisque les emails utiliseront les deux ;
• les cellules ne contiennent ni espace caché ni retour à la ligne, qui peuvent faire échouer l’import.

Instantly détecte les colonnes et propose un champ pour chacune. Associez le prénom et l’entreprise aux champs First Name et Company Name, envoyez toute autre colonne que vous voulez citer dans un email (la ville, par exemple) vers une variable personnalisée, et réglez les autres sur Do Not Import.

Laissez Check for duplicates coché, comme le recommande Instantly : l’outil écarte alors toute personne déjà présente dans une autre de vos campagnes ou listes, et personne ne reçoit deux séquences à la fois. Les adresses et les domaines de votre blocklist sont écartés eux aussi. Instantly propose également de vérifier les contacts pendant l’import, pour 0,25 crédit par contact. Inutile si votre liste est déjà passée par un outil de vérification : les miennes passent toutes par Reoon. Le guide d’import CSV d’Instantly (en anglais) donne le détail.

Étape 3 : écrire un premier email de trois lignes avec votre numéro

Ouvrez l’onglet Sequences. L’étape 1 (Step 1) est le premier email : un objet et un corps de message.

Le corps tient en trois lignes au maximum : qui vous êtes, ce que vous proposez, et une invitation à appeler. Oubliez les longs textes : les gens détestent recevoir de longs emails de quelqu’un à qui ils n’ont rien demandé. Court et direct, ça marche.

L’appel à l’action, c’est le téléphone. Je mets le numéro dans l’email et j’invite à appeler et à consulter le catalogue sur le site, sans aucun lien. Dans les campagnes de Pilotech, beaucoup de prospects, surtout les architectes, ont appelé au lieu de répondre ; l’étude de cas sur les architectes explique pourquoi.

Voici la forme du premier email :

Objet : [deux à quatre mots simples]

Bonjour {{firstName}},

[Ligne 1 : qui vous êtes, ce que fait votre entreprise et où.]
[Ligne 2 : l’offre pour {{companyName}}, en une phrase.]
[Ligne 3 : l’invitation à appeler, avec le numéro, et à voir le catalogue sur votre site.]

[Prénom et nom, entreprise, numéro de téléphone]
[Une ligne de désinscription, par exemple : si vous préférez ne plus recevoir mes emails, répondez simplement « non ».]

Les variables {{firstName}} et {{companyName}} prennent leurs valeurs dans les colonnes associées à l’étape 2. Plutôt que de les taper, insérez-les avec l’icône en forme d’éclair, dans l’objet ou en bas de l’éditeur : vous évitez ainsi les fautes de frappe. Gardez un objet court et simple, comme celui d’un email interne.

Écrivez tout en texte brut : ni lien, ni image, ni logo, ni mise en forme. J’évite les liens et le HTML pour protéger la délivrabilité, et un email en texte brut se lit comme ce qu’il est, un message d’une personne à une autre ; j’en détaille les raisons dans pourquoi mes emails n’ont ni lien ni HTML. La ligne de désinscription compte aussi : en France comme au Royaume-Uni, chaque email doit nommer son expéditeur et offrir un moyen simple de refuser les envois suivants, et une réponse suffit, sans lien. Pour des premiers emails complets construits sur ce modèle, voyez mes exemples d’emails de prospection.

Étape 4 : ajouter deux relances, puis s’arrêter

Cliquez sur Add step pour ajouter le deuxième email, puis une seconde fois pour le troisième. Chaque relance attend un certain nombre de jours après l’email précédent, à régler sur l’étape. Le guide de MLK Leadhunters pour écrire un cold email place la première relance trois ou quatre jours après le premier email, et la seconde environ une semaine plus tard.

Laissez vide l’objet des deux relances. Instantly reprend alors l’objet de l’email précédent et envoie les relances dans le même fil : le prospect les voit sous votre premier email, alors qu’un objet différent ouvrirait une nouvelle conversation (le guide d’Instantly sur les séquences dans un même fil, en anglais). Même logique pour l’expéditeur : les relances partent de la boîte qui a envoyé le premier email. Ne retirez donc pas une boîte d’une campagne en cours, sinon les relances de ses contacts partiront d’une autre adresse, dans un nouveau fil.

Chaque relance est aussi courte que le premier email : une nouvelle raison d’appeler, et le numéro à nouveau. Ne sautez pas la troisième. Dans mes campagnes, elle apporte encore des réponses positives, de gens simplement débordés ou qui ont oublié de répondre aux deux premiers. C’est aussi là que je m’arrête, au bas de la fourchette de trois à quatre étapes que l’aide d’Instantly conseille pour la plupart des campagnes de prospection ; mon article sur la relance d’un email de prospection explique pourquoi trois emails suffisent.

Étape 5 : ajouter des variantes A/Z pour apprendre ce qui marche

Le test A/Z, c’est le nom qu’Instantly donne à ses tests A/B. Sur l’étape 1, cliquez sur Add variant et écrivez une deuxième version de l’email ; chaque contact reçoit ensuite l’une des versions.

Changez une seule chose à la fois, en commençant par ce que le lecteur voit en premier : l’objet ou la première ligne. C’est en testant qu’une campagne s’améliore avec le temps. Dans les miennes, les réponses augmentent en général au fil des semaines, parce que j’apprends quel texte a marché et lequel n’a pas marché. L’article de MLK Leadhunters sur les tests A/B qui comptent liste les tests utiles et ceux à laisser de côté.

Instantly peut aussi désigner le gagnant à votre place. Dans l’onglet Options, sous Advanced Options, activez Auto optimize A/Z testing (l’optimisation automatique des tests A/Z) et choisissez l’indicateur qui tranche : Instantly désactive alors les variantes les plus faibles. Choisissez le taux de réponse (reply rate) : avec le suivi coupé (étape 7), il n’y a ni ouvertures ni clics à comparer. Les chiffres de chaque variante se trouvent dans l’onglet Analytics de la campagne, sous Step Analytics.

Avant de désigner un gagnant, comptez aussi les appels : Instantly voit les réponses écrites, pas le téléphone qui sonne.

Étape 6 : régler le planning et le fuseau horaire

Ouvrez l’onglet Schedule. Réglez la plage d’envoi avec From et To, choisissez le fuseau horaire (Timezone), cochez les jours d’envoi et cliquez sur Save.

Prenez le fuseau horaire de vos prospects, pas le vôtre : Paris pour une liste française, Londres pour une liste britannique, pour que 9 h corresponde à 9 h là où les emails arrivent. Limitez l’envoi aux jours ouvrés et aux heures de bureau, puisqu’un prospect B2B lit ses emails au travail. Selon le guide des tests A/B de MLK Leadhunters, l’heure d’envoi fait une différence réelle mais faible : ne passez pas trop de temps sur l’horaire exact, et testez-le en dernier.

Un réglage ressemble à celui-ci sans être le même : le fuseau horaire dans lequel Instantly remet à zéro les limites quotidiennes se trouve dans Settings, puis Preferences, et il est distinct du planning de la campagne.

Étape 7 : choisir les options d’envoi

L’onglet Options réunit les réglages qui gardent une campagne hors des spams, et ils sont pour beaucoup dans mon choix d’Instantly. Voici ceux qui comptent pour une campagne en texte brut (l’article d’Instantly sur les options de campagne, en anglais, décrit les autres) :

Le suivi mérite une phrase de plus. Le suivi des ouvertures repose sur une image invisible, et une image suppose du HTML, ce qui annule l’intérêt d’un email en texte brut. S’y ajoute la loi : dans sa recommandation publiée en avril 2026, la CNIL estime que le pixel de suivi d’un email de prospection suppose le consentement du destinataire, y compris en B2B.

Pour la limite quotidienne, l’aide d’Instantly conseille environ 30 emails de campagne par jour et par boîte, et de calculer la limite de la campagne en multipliant le nombre de boîtes par 30 : trois boîtes, 90 emails par jour. La limite propre à chaque boîte l’emporte toujours sur celle de la campagne. N’oubliez pas que les relances comptent dans cette limite : une fois les trois étapes lancées, une journée à 90 emails ne fait entrer qu’environ 30 nouveaux contacts dans la séquence, le reste allant aux relances.

Si vous écrivez à plusieurs personnes d’une même entreprise, utilisez aussi l’arrêt au niveau de l’entreprise : dès que l’une d’elles répond, les autres ne reçoivent plus la séquence. Les réponses automatiques d’absence ne le déclenchent pas.

Reste la montée progressive (slow ramp). C’est un réglage de chaque boîte d’envoi plutôt que de la campagne. Quand il est activé, chaque boîte démarre à 2 emails de campagne par jour et en ajoute 2 chaque jour jusqu’à sa limite : une boîte plafonnée à 30 l’atteint vers le 15e jour (le guide d’Instantly sur le slow ramp, en anglais). Gardez-le pour les boîtes neuves ; sur des boîtes qui envoient depuis un moment, vous pouvez le couper pour atteindre plus vite le plein volume.

Étape 8 : tester la séquence sur vous-même, puis lancer

Avant qu’un prospect reçoive quoi que ce soit, envoyez-vous la séquence. Le plus simple : une petite campagne de test, avec les mêmes étapes et les mêmes options, dont les seuls contacts sont vos propres adresses, idéalement une chez Gmail et une chez Outlook. À l’arrivée du premier email, vérifiez que :

1. il arrive dans la boîte de réception, pas dans les spams ;
2. les variables sont remplies : votre prénom, et non {{firstName}} ;
3. l’email est en texte brut, sans lien, sans image et sans logo ;
4. le numéro de téléphone y figure, et c’est le bon ;
5. la signature n’apparaît qu’une fois ;
6. votre réponse arrive dans l’Unibox et arrête la séquence pour votre adresse.

Quand tout est bon, supprimez la campagne de test et lancez la vraie.

Après le lancement de votre campagne Instantly : les deux premières semaines

Une fois la campagne lancée, quelques habitudes la gardent en bonne santé :

1. Surveillez les rebonds (bounces) les premiers jours. Si beaucoup d’adresses rebondissent, mettez la campagne en pause et vérifiez de nouveau la liste : les rebonds usent la réputation des boîtes qui envoient.
2. Confiez les réponses à la personne qui vend. Je fais tout dans une campagne sauf les réponses : elles reviennent au client, qui y répond. Le guide de MLK Leadhunters, que faire des réponses, couvre la première heure après la réponse d’un prospect.
3. Retirez de la campagne toute personne qui appelle. Instantly ne sait rien des appels : un prospect qui a appelé reste dans la séquence tant que personne ne l’en sort.
4. Ajoutez chaque désinscription à la blocklist d’Instantly le jour même, y compris celles reçues par téléphone, pour qu’aucun import futur ne ramène l’adresse.
5. Lisez les résultats des tests A/Z quand chaque variante a eu assez d’envois, gardez la meilleure version, puis testez la chose suivante.
6. Restez à trois emails, même quand une campagne est calme.

Si vous préférez tout confier, c’est ce que fait mon activité de cold emailing, MLK Leadhunters, pour ses clients : je trouve les contacts, j’écris et j’envoie les emails, je mène les tests, et les réponses comme les appels restent chez vous.